TOKIではTRAVESENSを日々どう使っているか―1日・1案件の流れ
TOKIでは、富裕層の高度な案件がメインです。すべての旅程が1からのカスタムで、お客様にヒアリングをして、キュレーターが組み立て、お客様と共同作業で旅を形作っていきます。
体験開発やガイドのリクルーティング・トレーニングをするチーム、旅の細かい手配を行うコーディネーター、請求や支払いを管理する経理、数字や経営指標を管理する経営管理。それぞれの専門チームが連携して1つの案件を進めています。
目次
システムがなかった頃の限界
経理業務の変化：確認コミュニケーションの激減
TRAVESENS(トラべセンス)について
システムがなかった頃の限界
分業体制が理想的に見えるかもしれませんが、システムがない状態では、情報管理と伝達の負荷が重すぎて機能しませんでした。
結果として、1人のスタッフが案件を一気通貫で担当せざるを得ず、その人に情報が集中し、データの共有も限定的になっていました。特に少人数のチームや情報量が多い案件では、この体制を取らざるを得ない状況でした。
システムがあることで、ようやくこの連携の負荷を軽減でき、それぞれが適材適所の業務に集中できるようになりました。
経理業務の変化：確認コミュニケーションの激減
プロセスの一部を切り取ってみます。かつては、経理が1枚の請求書を受け取ると、「これは何の案件か」「誰の担当か」「支払ってよいものか」「支払い期日は正しいか」を担当者に確認する必要がありました。
今は、担当者がシステムの案件ページに請求項目と紐づけて請求書をアップロードします。マネージャーの承認もワークフローで自動的に組み込まれているので、経理は支払い画面を開いて、誰ともやり取りせずに支払いを実行していくことができます。疑問がある場合も、承認ログや過去の類似請求書をシステム上で確認できます。
社内コミュニケーションは、雑談やブレインストーミングなど必要なものは大いに必要です。ただ、単なる確認や経緯をなぞるだけのコミュニケーションは、削れるほど両者にとってプラスになります。双方にとって他の作業を止めて行う負担と機会損失が発生するからです。
この仕組みにより、経理の負荷は何分の1にも下がり、ミスも起こらなくなりました。月々の締め作業やずれの確認に時間を使う必要もなくなっています。会計ソフトのfreeeとも連携しており、ボタン1つでデータをアップできるよう、裏側でデータの整形も行っています。
TRAVESENSについて
TOKIが日々の業務で実際に使っている仕組みが、そのままTRAVESENSとして提供されています。現場の経理処理から案件管理、チーム間連携まで、実際の操作感を無料デモでご確認いただけます。
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