旅行業・観光業における進捗管理の重要性について
旅行業・観光業において、進捗（ステータス）管理は旅行案件の重要な業務の一つです。
旅行代理店やホテルのコンシェルジュにとって、ITを活用した効率的な進捗管理は、都度発生する手配業務への迅速な対応を可能にし、お客様の満足度の向上につながります。
本記事では、旅行・観光業界特有の課題と効果的な進捗管理の方法について解説します。
業界の特徴と進捗管理の必要性
旅行業や観光業では、数ヶ月先の案件を扱うことが一般的であり、長期的視野に立った進捗管理が不可欠です。この業界の特性として、多岐にわたる手配業務が挙げられます。
ハイヤーや新幹線、ホテル、観光スポット、レストラン、ガイド、フライトなど、様々な予約手配が必要となり、それぞれに細やかな管理が求められます。
特に複雑なのが情報管理です。例えば、レストラン予約一つをとっても、参加人数、コース名、席タイプ、予約日時、支払いポリシー、アレルギー情報、キャンセル条件など、10項目以上の情報を管理する必要があります。これらの情報は、旅行案件の進行状況に応じて随時更新されるため、リアルタイムでの管理が重要となります。
さらに、旅程立案担当者と実際の手配担当者が分かれていることも多く、一人の担当者が複数の旅行案件を同時に担当するケースも珍しくありません。このような複雑な業務環境下では、関係者間での迅速かつ正確な情報共有が必要です。
従来の管理方法では、これらの複雑な情報を適切に管理し、リアルタイムかつチーム間で状況を把握することが困難でした。Excelや各個人のメモを用いた管理では、情報の更新や共有にタイムラグが生じ、人為的ミスのリスクも高くなってしまいます。
旅行業界の現状と課題
近年、旅行業・観光業界では複数の課題が顕在化しており、効率的な進捗管理の重要性がますます高まっています。
最も深刻な問題の一つが人材不足です。この人材不足により、1人の担当者が複数の旅行案件を同時に管理しなければならない状況が増加していると思います。業務の複雑化と個人への負担の増大は、ミスのリスクを高める要因となっています。
さらに、コロナ後のインバウンド需要の急増により、予約競争が激化している状況です。人気の観光地やレストラン、ガイド、ホテルは数ヶ月前に予約が埋まることがほとんどだと思います。加えて、バス、タクシー、ハイヤーといった移動手段の予約も困難になっており、旅行全体の調整がますます複雑化しています。
このような状況下で、早期の予約管理と進捗管理がとても重要になってきています。人気スポットや交通手段の予約が早期に埋まる傾向にあるため、先を見越した旅程作成と効率的な予約管理が求められています。また、お客様の急な要望や変更にも迅速に対応できるよう、柔軟な管理体制の構築が必要となっています。
進捗管理のポイント
旅行業・観光業界の現状と課題を踏まえ、効果的な進捗管理を実現するためには、以下のポイントに注意が必要です：
全体像の把握: 複数の旅行案件を同時に管理する必要がある中、各案件の進行状況を見える化する仕組みが重要です。ダッシュボード形式で全案件の状況を一目で把握できるシステムの導入が効果的です。
細部への注意: 観光スポットやレストラン、ホテル、交通手段など、多岐にわたる予約や手配状況の詳細な管理が大事です。旅行を構成する各要素の予約状況や支払い状況、キャンセルポリシーなどを漏れなく管理できる体制を整えましょう。
リアルタイムな情報共有: 人材不足により業務が分散する中、チーム全体でリアルタイムに最新情報を共有できる環境を整備することが重要です。システムを活用し、関係者全員が常に最新情報にアクセスできる状態を維持しましょう。
抜け漏れの無い進捗管理を実現するために
前述の課題に対応し、効果的な進捗管理を実現するためには、旅行業務ソフトの活用が重要だと考えます。クラウド型ソフトのTRAVESENS（トラベセンス）は、旅行業・観光業に特化した業務管理ツールとして、以下の3つのポイントを押さえたソリューションを提供しています。
案件管理 TRAVESENSは、旅程を中心とした一元管理を可能にします：
ダッシュボード機能による案件全体のステータス管理
ハイヤー、新幹線、ホテル、観光スポット、レストラン、体験、ガイドなど、多岐にわたる予約の詳細管理
各予約のステータス表示による進行状況の可視化
案件詳細ページでの関連予約の一括確認機能
これにより、個人的なメモ帳等での管理から脱却し、予約の抜け漏れを効果的に防ぐことができます。
リアルタイムな情報共有と期限管理 TRAVESENSは、チーム全体でのリアルタイムな情報共有を実現します：
複数の担当者間での連携強化機能
旅程の変更や更新に応じた「要対応」マーカーの自動表示
キュレーターと手配者間のスムーズなコミュニケーション支援
重要な期限や手配漏れの自動アラート機能
これにより、チーム全体で最新状況を把握しつつ、重要な期限を逃さず対応することが可能になります。
旅程と紐づく手配管理 TRAVESENSは、直感的な旅程作成と効率的な手配管理を統合します：
ドラッグアンドドロップによる簡単かつ美しい旅程作成機能
旅程に紐づく予約状況の見える化
旅程に紐づいたコンテンツのワンクリック予約手配
これらの機能により、従来のPowerPointやWord、Excelを使用した旅程作成から予約手配までの手間を大幅に削減し、業務効率を向上させることができます。
TRAVESENSは、旅行代理店のトラベルキュレーターや予約手配者、ホテルのコンシェルジュなど、トラベル業界のプロフェッショナルの要望にお応えるよう設計しています。
まとめ
旅行業・観光業界では、人材不足やインバウンド需要の急増により、効率的な進捗管理の重要性が高まっています。多岐にわたる予約手配や複雑な情報管理、チーム間の連携など、業界特有の課題に対応するには、適切な管理システムの導入が不可欠です。
効果的な進捗管理には、案件の一元管理、リアルタイムな情報共有、直感的な旅程作成機能が重要です。これらの要素を備えたシステムを活用することで、予約の抜け漏れ防止、チーム連携の強化、顧客満足度の向上が期待でき、業務効率化につながります。
TRAVESENSは30日間の無料トライアルを提供しているので、ぜひお試しください。